Les enjeux
L’Acoss doit faire face à trois enjeux importants :
- Accélérer la transformation digitale afin de moderniser et fluidifier ses processus et méthodes de travail.
- Composer avec une décentralisation régionale des Urssaf qui n’ont pas toujours les moyens de communiquer entre eux pour partager les innovations et bonnes pratiques.
- Construire un dispositif dont le pilotage et la gestion soient déléguées aux entités locales.
La plateforme d’innovation participative Pépites est un outil pour agréger et compiler des connaissances, idées et bonnes pratiques et innovations afin de savoir comment rendre un meilleur service aux administrés.
Le dispositif
C’est au printemps 2019 que la plateforme d’innovation collaborative a été lancée dans le cadre d’une phase pilote de 6 mois auprès de 4 Urssaf (Rhône-Alpes, Franche-Comté, Pays de Loire et Midi-Pyrénées). Ce déploiement partiel d’un dispositif d’intelligence collective concernait alors 3 500 collaborateurs au total. Quelques mois plus tard cette phase pilote est étendue à 8 Urssaf, puis en septembre le programme est généralisé à l’ensemble des Urssaf, DOM-TOM compris.
La particularité de ce programme est qu’il y a autant de dispositifs (et donc de plateformes) que d’Urssaf. En effet chaque Urssaf dispose de son propre environnement local au sein d’une plateforme globale où la gestion des contributions et des challenges d’innovation s’opère de manière autonome. La plateforme permet de voir les bonnes idées existantes au sein des autres régions pour favoriser le partage d’expérience entre Urssaf.
Pour faciliter le lancement, les équipes ont créé des challenges sur des thématiques globales, capables de toucher un maximum de monde susceptibles de générer un fort engagement.
La collaboration avec Yumana
La collaboration avec Yumana s’organise sous plusieurs axes :
- L’organisation et l’animation d’ateliers de conception du programme impliquant des services différents (gouvernance, informatique, communication, ressources humaines…).
- Une démarche de sensibilisation avec les managers afin qu’ils connaissent bien l’outil.
- Un accompagnement plus technique avec la mise en place de la plateforme.
